Vergeet de buren niet!

(Samenvatting dossier 2015.230)
In het voorjaar van 2011 presenteert de gemeente de plannen voor de bouw van een nieuwe Stadskantoor/Stadstimmerhuis. De gemeente stelt november 2012 een klankbordgroep samen, waar 2  omwonenden van het Timmerhuis lid van worden.

Zij zijn onaangenaam verrast als blijkt dat in de uiteindelijke tekeningen bij de omgevingsvergunning aan het monumentale deel van het pand aanpassingen zijn aangebracht. Ze vinden dat de gemeente de omwonenden niet tijdig en niet volledig geïnformeerd heeft over de gevolgen van de renovatie en de verbouwing van het Timmerhuis en dat zij daarom tijdens de voorbereidingsfase onvoldoende invloed konden uitoefenen.

In dit specifieke geval is de gemeente opdrachtgever en vergunningverlener van een groot project, waarbij een monumentaal pand is betrokken. Dat betekent dat de gemeente, ook als goede buur, moeite moet doen om omwonenden te informeren en hen bij de ontwikkelingen te betrekken.
De gemeente is goed begonnen door in 2010 een klankbordgroep sloop in te stellen. In de fase van de planontwikkeling is de informatievoorziening echter gestokt. Pas toen alle plannen definitief waren werd er in 2012 een klankbordgroep Stadskantoor gestart.

De ombudsman concludeert dat de bewoners uiteindelijk onvoldoende op de hoogte waren van wat zij van het hele proces mochten verwachten. Hoe, waar en wanneer konden zij invloed uitoefenen en hoe ver ging die invloed?
De ombudsman besluit de gemeente daarom een aanbeveling te doen:
Stel voor grotere (infrastructurele) projecten, zeker als de gemeente opdrachtgever is, een duidelijk participatietraject vast en maak dit openbaar aan direct belanghebbenden en in een
huis‐aan‐huisblad of op de website van de gemeente Rotterdam of die de gebiedscommissie.
Maak daarin duidelijk:

  • Welk onderwerp ter discussie staat en wat de gewenste uitkomst van het participatietraject is;
  • Welke omwonenden/belanghebbenden direct bij dit traject worden betrokken en hoe de gemeente deze deelnemers selecteert (op huisadres, postcode etc.);
  • Welke rol de deelnemers hebben (mogen zij bijvoorbeeld meebeslissen of alleen meepraten, adviseren of informeren en beslist uiteindelijk de gemeente?) en wat zij van hun deelname
  • mogen verwachten;
  • Op welke manier en wanneer de gemeente met de deelnemers en andere belanghebbenden zal communiceren;
  • Wat de planning van het traject is, en
  • Wanneer de gemeente zou willen beginnen met de uitvoering.