Vorming fotografenpool

(samenvatting dossier 2014.1729)
De heer P. is fotograaf. Al 24 jaar verricht hij op freelancebasis opdrachten voor de gemeente Rotterdam. Uit zijn opdrachten aan de gemeente haalt hij zijn grootste omzet. Naast hem waren er nog zo’n 80 fotografen aan wie de gemeente op deze basis opdrachten verstrekte. Sinds 1 september 2014 werkt de gehele gemeente Rotterdam met een fotografenpool bestaande uit 15 fotografen. De vorming van deze pool heeft de gemeente niet (openbaar) aanbesteed. De gemeente heeft de heer P. (of anderen) van tevoren niet in kennis gesteld van haar plannen en heeft hem evenmin laten meedingen naar een plaats binnen de pool.

De gemeente verstrekt sinds de vorming van de pool alleen nog maar opdrachten aan de 15 fotografen die hiervan deel uitmaken. Omdat de heer P. niet voor de fotografenpool is geselecteerd, verliest hij de gemeente Rotterdam als opdrachtgever. De heer P. heeft hierover bij de ombudsman een klacht ingediend. Hij vindt dat hij ten onrechte niet voor de pool is geselecteerd, dat de gemeente voorafgaande aan de vorming van de pool niet transparant is geweest en dat ten onrechte geen aanbesteding heeft plaatsgevonden.

De ombudsman oordeelt dat de gemeente zich niet afdoende rekenschap heeft gegeven van de naleving van de Aanbestedingswet 2012 en van het eigen gemeentelijke aanbestedingsbeleid en aldus niet heeft voldaan aan het behoorlijkheidsvereiste van een goede voorbereiding. De gemeente had actief informatie moet verstrekken over haar plannen en transparant moeten zijn over de criteria voor selectie of uitsluiten en de manier van contracteren.

De gemeente is het niet met de ombudsman eens.

De ombudsman verbindt aan zijn oordeel geen aanbeveling. De gemeente geeft tijdens het onderzoek naar de klacht aan dat het haar bedoeling is om met ingang van mei 2017 fotografiediensten door middel van een Dynamisch Inkoop Systeem aan te besteden en dat de heer P. hieraan deel kan nemen. De ombudsman gaat ervan uit dat de heer P. vooraf wordt geïnformeerd hoe hij mee kan doen aan deze aanbesteding.