Checklist klachtbrief

Voor u met uw klacht naar de ombudsman stapt, moet u uw klacht eerst kenbaar hebben gemaakt aan de instantie waarover u klaagt. Die instantie moet de gelegenheid hebben om op uw klacht te reageren en eventueel een oplossing te bieden voor uw klacht.

Hieronder vindt u de onderwerpen en indeling van een standaard klachtbrief. Deze kunt u als richtlijn gebruiken voor uw eigen klachtbrief aan een gemeentelijke organisatie waarover u niet tevreden bent.

Heeft u er moeite mee om uw klacht goed onder woorden te brengen? Vraag  iemand uit uw familie of kennissenkring om u te helpen bij het opstellen van de brief. Of laat hem in elk geval nog even door een vertrouwd persoon  lezen. U kunt  ook een belangenorganisatie vragen om u hierbij te helpen.

Indeling Toelichting
Afzender Uw naam, adres en woonplaats gevolgd door telefoonnummer en/of uw e-mailadres.
Aan wie Zorg dat de naam en het adres van de organisatie kloppen. Vermeldt de juiste afdeling of contactpersoon als u die weet.
Betreft: Geef in steekwoorden kort en duidelijk het onderwerp van uw klacht weer. Noem eventueel dossiernummer of burgerservicenummer als dat van belang is.
Plaats, datum Hier noemt u de plaats waar u de brief schrijft (meestal uw woonplaats) en de datum.
Aanhef Begin uw brief met ‘Geachte heer/mevrouw’. Richt u zich tot een bepaalde (contact)persoon, vermeldt dan de achternaam.
Eerste alinea Maak hierin meteen duidelijk waarover uw brief gaat. Wees zo precies mogelijk. Als u verwijst naar een bepaalde gebeurtenis, noem dan plaats en datum.
Tweede alinea Omschrijf beknopt en duidelijk uw klacht of visie op het probleem. Geef aan wat deze gebeurtenis voor u betekent of hoe u dat ervaren heeft. Beperk u tot de hoofdzaken.
Derde alinea Maak duidelijk wat u van de gemeente verlangt. Wat moet deze doen om het probleem de wereld uit te helpen?
Vierde alinea Gebruik deze alinea voor eventuele achtergrondinformatie, die u belangrijk vindt in verband met de klacht, bijvoorbeeld bijzondere persoonlijke of verzwarende omstandigheden.
Afsluiting Laat weten dat u een reactie van de gemeente verwacht en binnen welke termijn/vóór welke datum, als dat voor u van belang is.
Ondertekening Sluit af met ‘Met vriendelijke groet’, uw handtekening, gevolgd door (duidelijk leesbaar) uw naam.
Contactgegevens Vermeldt eventueel aanvullende contactgegevens, bijvoorbeeld als u enige tijd afwezig bent of waar u (tijdelijk) bereikbaar bent.
Bijlagen: Als u bijlagen meestuurt, vermeldt dan welke documenten dat zijn en het aantal pagina’s. Stuur kopieën van documenten mee, nooit originelen. Zet op elke bijlage duidelijk leesbaar uw naam en/of dossiernummer.

Klacht over de gemeente?

Lees eerst de toelichting

Ja
Nee

Heeft u al bij de gemeente geklaagd?

Ja
Nee

De ombudsman kan uw klacht niet behandelen

Toelichting

Heeft u een reactie ontvangen en bent u ontevreden?

Ja
Nee

Dien eerst uw klacht in bij de gemeente

Toelichting

Dien uw klacht in bij de ombudsman

Online klachtenformulier

Is de reactietermijn verlopen?

Ja
Nee

Dien uw klacht in bij de ombudsman

Online klachtenformulier

Nog even geduld

Toelichting