Checklist klachtbrief

Voor u met uw klacht naar de ombudsman stapt, moet u uw klacht eerst kenbaar hebben gemaakt aan de instantie waarover u klaagt. Die instantie moet de gelegenheid hebben om op uw klacht te reageren en eventueel een oplossing te bieden voor uw klacht.

Hieronder vindt u de onderwerpen en indeling van een standaard klachtbrief. Deze kunt u als richtlijn gebruiken voor uw eigen klachtbrief aan een gemeentelijke organisatie waarover u niet tevreden bent.

Heeft u er moeite mee om uw klacht goed onder woorden te brengen? Vraag  iemand uit uw familie of kennissenkring om u te helpen bij het opstellen van de brief. Of laat hem in elk geval nog even door een vertrouwd persoon  lezen. U kunt  ook een belangenorganisatie vragen om u hierbij te helpen.

Indeling Toelichting
Afzender Uw naam, adres en woonplaats gevolgd door telefoonnummer en/of uw e-mailadres.
Aan wie Zorg dat de naam en het adres van de organisatie kloppen. Vermeldt de juiste afdeling of contactpersoon als u die weet.
Betreft: Geef in steekwoorden kort en duidelijk het onderwerp van uw klacht weer. Noem eventueel dossiernummer of burgerservicenummer als dat van belang is.
Plaats, datum Hier noemt u de plaats waar u de brief schrijft (meestal uw woonplaats) en de datum.
Aanhef Begin uw brief met ‘Geachte heer/mevrouw’. Richt u zich tot een bepaalde (contact)persoon, vermeldt dan de achternaam.
Eerste alinea Maak hierin meteen duidelijk waarover uw brief gaat. Wees zo precies mogelijk. Als u verwijst naar een bepaalde gebeurtenis, noem dan plaats en datum.
Tweede alinea Omschrijf beknopt en duidelijk uw klacht of visie op het probleem. Geef aan wat deze gebeurtenis voor u betekent of hoe u dat ervaren heeft. Beperk u tot de hoofdzaken.
Derde alinea Maak duidelijk wat u van de gemeente verlangt. Wat moet deze doen om het probleem de wereld uit te helpen?
Vierde alinea Gebruik deze alinea voor eventuele achtergrondinformatie, die u belangrijk vindt in verband met de klacht, bijvoorbeeld bijzondere persoonlijke of verzwarende omstandigheden.
Afsluiting Laat weten dat u een reactie van de gemeente verwacht en binnen welke termijn/vóór welke datum, als dat voor u van belang is.
Ondertekening Sluit af met ‘Met vriendelijke groet’, uw handtekening, gevolgd door (duidelijk leesbaar) uw naam.
Contactgegevens Vermeldt eventueel aanvullende contactgegevens, bijvoorbeeld als u enige tijd afwezig bent of waar u (tijdelijk) bereikbaar bent.
Bijlagen: Als u bijlagen meestuurt, vermeldt dan welke documenten dat zijn en het aantal pagina’s. Stuur kopieën van documenten mee, nooit originelen. Zet op elke bijlage duidelijk leesbaar uw naam en/of dossiernummer.